Ostendis Evaloo™

Die Evaluation eines Bewerbermanagement-Systems kann ein sehr aufwändiger Prozess darstellen. Je nachdem wie weit der Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens bzw. der HR-Abteilung fortgeschritten ist, stellen sich mehr oder weniger Fragen.

Gerne sind wir Ihnen beim Abklären Ihrer Bedürfnisse mit dem Ostendis Bewerbermanagement-Evaluations-Tool «Evaloo™» behilflich. Die häufigsten und wichtigsten Fragen haben wir darin schon für Sie zusammengestellt, was viel Zeit und Aufwand spart.

Wir empfehlen Ihnen folgendes Vorgehen, um möglichst einfach und effizient zum Ziel zu kommen, der optimalen Auswahl einer Software für Ihren Bewerbermanagement-Prozess:

Funktionen und Freitext-Fragen durchlesen

Lesen Sie am besten zu Beginn den Fragekatalog durch, um sich einen Überblick zu verschaffen. Die Fragen sind in Kategorien unterteilt, die Sie ein-/ausblenden können.

Unnötige Funktionen und Freitext-Fragen ausblenden

Fragen oder Funktionen, die für Sie absolut keine Relevanz haben, können Sie gleich zu Beginn ausblenden (Checkbox unterhalb der Fragennummer). Somit können sowohl Sie, wie auch die Anbieter von E-Recruiting-Lösungen, die Sie in den Prozess mit einbeziehen möchten, sich auf die entscheidenden Fragen konzentrieren. Ausgeblendete Fragen können Sie natürlich jederzeit einblenden, damit Sie diese auch später wieder sehen und ggf. doch noch in die Evaluation mit einbeziehen können.

Weitere eigene Funktionen und Freitext-Fragen formulieren

Fehlen Ihnen gewisse Funktionen bzw. Fragen, so können Sie diese selbst unter Punkt 11. ergänzen. Auch bei den Abschnitten 12./13 (Kosten) und 14. (Bemerkungen) können Sie eigene Fragen in Freitextform definieren. Diese Fragen können dann später von den E-Recruiting-Lösungsanbieter beantwortet werden.

Nutzwert und Relevanz der Funktionen festlegen

Gehen Sie nun die vordefinierten, wie auch die eigenen Fragen nochmals durch und legen Sie deren Nutzwert und die Relevanz fest. Bei den vordefinierten Fragen haben wir auf Grund unserer Erfahrung schon mal eine Gewichtung vorgeschlagen. Diese sollten Sie jedoch überprüfen und an Ihre Gegebenheiten anpassen:

Legen Sie beim Nutzwert fest, welche Zeit- und Kosteneinsparung eine Funktion für Ihren Betrieb hat. Folgende Gewichtungsmöglichkeiten stehen beim Nutzwert zur Verfügung. Die in Klammern angegebene Punktzahl wird für die Auswertung (siehe weiter unten) benötigt:

• KEINE (0)
• Tief (1)
• Mittel (3)
• HOCH (5)

Legen Sie bei der Relevanz fest, wie wichtig eine Funktion für Ihren Betrieb bzw. zur Abbildung Ihrer Prozesse ist. Folgende Gewichtungsmöglichkeiten stehen bei der Relevanz zur Verfügung. Die in Klammern angegebene Punktzahl wird für die Auswertung (siehe weiter unten) benötigt:

• KEINE (0)
• Kann (1)
• Soll (3)
• MUSS (5)

Softwareanbieter eintragen

Sie können bei der Evaluation mit Evaloo™ neben Ostendis noch bis zu vier weitere Anbieter mit einbeziehen (Spalte Anbieter 2 - 5). Die dazu benötigten Spalten können Sie ganz einfach über "Anbieter ein-/ausblenden" sichtbar oder unsichtbar machen.

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben der Spaltenüberschrift «Anbieter x» und passen Sie für die entsprechende Spalte den Namen des Anbieters an.

Softwareanbieter einladen

Haben Sie alle Fragen formuliert, die Gewichtung festgelegt und die Anbieter, welche Sie in die Evaluation einbeziehen möchten, definiert, so können Sie nun die einzelnen Anbieter dazu einladen, die Fragen direkt online zu beantworten.

Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben der Spaltenüberschrift «Anbieter x» und senden Sie nun dem Anbieter eine Einladung direkt aus dem Ostendis Evaloo™. An die Anbieter E-Mail-Adresse wird eine automatische E-Mail versendet, mit der Bitte den Fragenbogen unter dem in der E-Mail enthaltenen Link auszufüllen. Dazu legen Sie auch fest, bis wann der Anbieter zur Bearbeitung des Fragebogens Zeit hat.

Vergessen Sie nicht, auch eine Einladung an Ostendis zu senden, wenn Sie diese E-Recruiting-Lösung in die Evaluation miteinbeziehen möchten. Die E-Mail-Adresse ist schon vorausgefüllt.

Softwareanbieter beantwortet Fragen

Der Software-Anbieter sieht nun den von Ihnen zusammengestellten Fragekatalog, ohne die Gewichtigung der Fragen. Er kann jetzt die einzelnen Fragen zu den Anforderungen beantworten, wobei ihm folgende Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Die in Klammern angegebene Punktzahl wird für die Auswertung (siehe weiter unten) benötigt:

• NEIN (0)
• Geplant (1)
• Teilweise (2)
• JA (3)

Bei jeder Frage kann der Anbieter noch eine Bemerkung abgeben. Fragen, z.B. zu den Kosten werden nicht durch eine Antwortauswahl, sondern nur durch einen Freitext beantwortet. Der Anbieter kann jederzeit über den ihm zugesandten Link auf den Fragekatalog und seine Antworten zugreifen. Nach Ablauf des von Ihnen bei der Einladung festgelegten Zeitpunkts ist kein Zugriff durch den Anbieter mehr möglich.

Softwareanbieter schliesst Beantwortung ab

Hat der Anbieter Ihre Fragen beantwortet, so muss er den Prozess über die "Abschliessen-Funktion" beenden. Ab diesem Zeitpunkt hat er keine Möglichkeit mehr, die Fragen zu sehen oder zu ändern. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Anbieter die Beantwortung abgeschlossen hat. Ab diesem Zeitpunkt können Sie dann die Antworten des Anbieters sehen.

Stellen Sie fest, dass eine weitere Bearbeitung des Fragebogens durch den Anbieter nötig ist, so senden Sie ihm einfach erneut eine Einladung und passen Sie die Bearbeitungsfrist entsprechend an. Somit hat der Anbieter erneut Zugriff auf die Fragen und kann seine Antworten ändern und ggf. präzisieren.

Auswerten der Antworten

Haben alle Anbieter die Fragen beantwortet, so können Sie sich nun eingehend mit den Antworten beschäftigen und den favorisierten Anbieter eruieren. Dabei hilft Ihnen natürlich auch die automatisch errechnete Summe aus allen Punktzahlen, die sich aus der Multiplikation der Gewichtung und der Antwort des Anbieters (Nutzwert * Relevanz * Anbieter-Antwort) für jede Frage ergeben. Natürlich müssen dann auch noch die Freitextfragen insbesondere die Antworten der Kategorien 12./13. (Kosten) mitberücksichtigt werden.

Ostendis E-Recruiting-Prozess und Evaluations-Beratung

Gerne stehen wir Ihnen mit unserer jahrelangen Erfahrung bei der Software-Evaluation beratend zur Verfügung – sowohl bei fachlichen und technischen Fragen. Auch rund um die Themen Datenschutz und optimale Gestaltung des Rekrutierungsprozesses können wir Sie professionell beraten.

Diese Dienstleistung verrechnen wir nach vorgängiger Absprache mit CHF 180.- / Stunde.

Wenn Sie sich für die Ostendis E-Recruiting-Lösung entscheiden, erlassen wir Ihnen 50% der Beratungskosten.

Kontaktieren Sie einfach unsere E-Recruiting-Spezialisten für ein unverbindliches Gespräch direkt:

Tanja Suter, tanja.suter@ostendis.com, +41 62 511 20 86
Philippe Moser, philippe.moser@ostendis.com, +41 62 511 20 81

Wir freuen uns, sie mit Ostendis Evaloo™ unterstützen zu dürfen und wünsche Ihnen ganz viel Erfolg bei der Evaluation, des für Sie am besten geeigneten E-Recruiting-Systems!

Ihr Ostendis Team